Mallitehtävät ovat hyvien huoltosuunnitelmien luomisessa erittäin tärkeitä ja niiden luomiseen kannattaa panostaa. Tässä artikkelissa annamme muutamia vihjeitä huomioitavaksi niiden luomisessa. 


Nimeäminen

Tehtävät tunnistetaan nimien perusteella kaikissa listoissa ja näkymissä. Mitä selkeämpi nimeäminen on työn suorittajan ja muiden osallistujien näkökulmasta - sitä parempi. On hyvä muistaa, että nimen ainoa merkitys on erottaa se toisista tehtävistä. Sen ei tarvitse sisältää kaikkea tekemiseen tarvittavaa tietoa tai kertoa mitään tehtävän toistuvuudesta. 


Suosittelemme, asian tärkeyden vuoksi mallitehtävien pohtimiseen käytetään riittävästi aikaa. Hyvän nimen ominaisuuksia on listattu seuraavassa. 

  • Nimi alkaa verbillä esim. Puhdista kattokourut, Tarkista öljyn määrä, Auditoi siivouksen laatu
  • Verbin olisi hyvä olla mahdollisimman selkeä ja olisi hyvä pyrkiä välttämään geneerisiä ja merkitykseltään epäselviä verbejä kuten suorita, hoida, tee jne. Tämä ei mitenkään välttämättä onnistu käytännössä. 
  • Nimen ei tarvitse sisältää kattavasti tietoa mihin se kohdistuu esim. Puhdista kattokourut on parempi kuin Puhdista kattokourut, syöksytorvet ja rännikaivot - vaikka ne kuvaavatkin samaa asiaa. Tehtävän nimen tarkoitus on vain erottaa kyseinen tehtävä muista listausnäkymissä.
  • Pyritä pitämään nimi lyhyenä. Kaksi sanaa on paras ja kolmekin vielä ok. Mutta jos nimi on pidempi kuin kolme sanaa, pyri lyhentämään se.


TOP 3 "virheet" nimien syötössä ovat seuraavia

  • Nimi sisältää vain kohteen nimen, mutta ei kuvaa mitä pitää tehdä esim. Ilmanvaihtokoneet, Jarrut
  • Nimeen on sisällytetty turhaa sisältöä ja se on sen vuoksi liian pitkä esim. Jarrujen, alustan ja moottoriöljyjen ja hydrauliikkanesteiden viikkotarkastus
  • Tehtävän nimen avulla yritetään kategorisoida tehtäviä esim. Kaukolämpö / Lämmönjakohuoneen tarkastus. Tehtävien kategorisointiin on monia muita keinoja, jotka ovat siihen erityisesti suunniteltuja. 

Huoltokohteet

Oletusvastuut kuvaavat kuka tehtävän tyypillisesti suorittaa. Tehtävää luotaessa järjestelmä tarkistaa kuka kyseiseen vastuuseen on nimetty ja määrittää tehtävän hänelle. Vastuullinen voi olla henkilö, tiimi tai organisaatio. 


On yleensä parempi käyttää geneerisiä vastuita esim. huoltovastaava mikäli

  • ... ei ole vielä tarkalleen tiedossa miten organisointi tehdään
  • ... vastuut vaihtelevat kohdekohtaisesti

Tehtävän kuvaus

Tämä on se paikka, johon voidaan kirjoittaa sovittuja käytäntöjä, yrityksen sisäistä ohjeistusta ja muita työn suorittamiseen liittyviä ohjeita. 


Tyypillisiä asioita ovat.

  • Mitä työkaluja tai tarvikkeita pitää varata mukaan työn suoritukseen?
  • Step-by-step -ohjeet tehtävän suorittamiseen. Loogisesti etenevä suoritus on aina paras, mutta jos tulee haarautumia, koita kirjoittaa ne selkeästi kyseisen vaiheen yhteyteen. 
  • Jos pitää tarkastaa asioita, mitkä ovat konkreettiset raja-arvot tai triggerit, mitä pitää tarkkailla
  • Miten työturvallisuus on syytä huomioida?
  • Mitkä ovat tyypillisiä virheitä tai ongelmia?
  • Mitä työn suorittamisen jälkeen pitää tehdä esim. siivous, roskien vieminen jne. 

Sisältö tukee mm. listojen käyttöä ja suosittelemme sitä. Bullettilistat (kuten yllä) auttavat jäsentämään tekstiä. Muista, että tekstiä luetaan ehkä kentällä puhelimen ruudulta, sormet likaisina. Voit lisäksi käyttää esimerkiksi lihavointia tekemään tekstistä selkeämmän. 


Mieti kirjoittaessasi kuka kuvausta lukee. Niitä ei yleensä tarvitse kirjoittaa kenelle tahansa vaan lukija on kollega, jolla on tarvittava ammattitaito ja osaaminen - hän kenties tarvitsee kuvausta vain muistin tueksi. Tai sitten lukija on vasta uransa aloittanut nuori tekijä, joka tietää kyllä osan mutta käytännön kokemuksessa on puutteita ja kaikenlaiset vinkit ovat tarpeen. 


TOP 3 "virheitä" kuvausten syötössä ovat seuraavat

  • Kuvaus sisältää tulkinnanvaraisia tai epäselviä ohjeita esim. Tarkasta kunto, Tarkista tuloveden lämpötila > esimerkiksi tarkastaminen vaatii yleensä tiedon tai ymmärryksen mikä on oikein ja mikä väärin
  • Kuvauksissa on runoiltu työn tekemisen kannalta  epäselviä asioita esim. Tarkasta kunto sopimuksen mukaan > onko todennäköistä, että huoltomies voi tai haluaa kentällä tarkastaa mitä sopimus tästä asiasta sanoo?
  • Kuvaus on laitettu yhteen pötköön ja tekstimassaan, jolloin sitä on vaikea silmäillä ja hahmottaa > olisi hyvä käyttää lihavointeja ja listoja tukemaan luettavuutta

Tehtävien tagitys

Tagien luominen on hyvä keino organisoida ja jäsentää mallitehtäviä. Yksi mallitehtävä voi sisältää monta tagia. Muutamia ohjeita tagien luontiin.

  • Luo mallitehtävät ensin ja tagita ne vasta sen jälkeen - muuten on vaarana, että usealle päivälle jakaantunut mallitehtävien syöttö tekee linja epäyhtenäiseksi
  • Tee tagitys yhdellä kertaa ja vain yhden henkilön toimesta - näin logiikka on yhtenäinen

Aikataulutus

Aikataulutus-välilehdellä kannattaa ottaa kantaa siihen, onko tehtävä yleensä manuaalisesti luotava vai järjestelmän generoima. Järjestelmän generoimat voidaan luoda kohdekohtaisesti toistuvuuskaavojen kautta. 

 

Toistuvuuskaavoja emme suosittele käytettäväksi mallitehtävissä kuin tietyissä erityistilanteissa.